Як підготуватися до ділової зустрічі — цими правилами користуються найвпливовіші люди світу

Чек-лист із 6-ти пунктів.

Ділова зустріч — справа не п’яти хвилин. Потрібно визначитися з темою, вчасно сповістити запрошених товаришів по службі або колег по бізнесу, знайти комфортне місце, подбати про транспорт до місця збору, підібрати костюм…

Ділову зустріч називають зручним бізнес-майданчиком: тут підприємці обмінюються досвідом, діляться думками, домовляються про спільні проєкти — забагато стоїть на кону, щоб знехтувати хоч одним пунктом зі списку для підготовки. На випадок, якщо хочете зібратися з іншими власниками бізнесу, звіряйтеся з чек-листом, на створення якого надихнув досвід найбільших керівників світу — президентів.

Не звалюйте на себе всі обов’язки

У кращому випадку не залишиться ресурсу безпосередньо на зустріч, у гіршому — просто нічого не встигнете. Грамотний керівник вміє делегувати обов’язки з помічником: у міжнародній дипломатії навіть є термін «шерп» — це персона, яка є представником країни на саміті «Великої сімки», «Великої двадцятки» або «БРІКС».

Не знаєте, що вимагає вашої безпосередньої участі, а які справи слід передати? — Використовуйте матрицю Ейзенхауера. Розкреслить лист на чотири частини: в першу внесіть термінові і важливі справи, які вимагають уваги тут і зараз, наприклад, збори з підлеглими. У другу — важливі, але нетермінові: підготовка промови, похід у салон краси. У третю — термінові і неважливі: надсилання запрошень, забрати костюм із хімчистки — їх якраз можна делегувати. Четверта колонка, куди входять неактуальні справи, що не приносять користь, нагадує, від чого варто на якийсь час відмовитися, щоб не втратити продуктивність.

Заздалегідь виберіть тему заходу і складіть промову

Недостатньо просто повідомити про з’їзд однодумців — обов’язково продумайте, про що будете вести мову на зустрічі, які питання необхідно вирішити. Після офіційної частини, якщо є бажання, ви можете запропонувати цікавим персонам випити по чашці кави і обговорити те, що вважаєте за потрібне. Так, 28-й президент США Томас Вудро Вільсон скрупульозно готував навіть коротку доповідь.

“Якщо доповідь триватиме десять хвилин, я буду готуватися до неї тиждень. Якщо п’ятнадцять — то три дні. Якщо пів години — два дні. Якщо годину — то я готовий поділитися думкою хоч зараз”, — сказав він одного разу.

Чим менше часу ви собі виділите, тим довше потрібно думати над тим, як заманити співрозмовника і змусити його прислухатися до ваших слів, пам’ятайте про це. Саме тому так важливо відразу визначитися, що є головним, щоб розробити стратегію переговорів і гарантовано прийти з запрошеними до зваженого рішення.

Не спізнюйтеся

Бувають дні, коли несвоєчасний прихід можна пробачити: трапилася аварія, що призупинила рух, або зіпсувалися погодні умови — тут інші колеги готові бути поблажливими. Невиправдані ж запізнення — моветон, що змушує гостей думати, що ви їх знецінюєте.

Приходячи вчасно, ви дасте співрозмовникам зрозуміти, що цінуєте їхній час і розумієте, що вони теж зайняті люди.

Подумайте, як будете добиратися до місця призначення

Цей пункт логічно виходить від попереднього, про запізнення. У разі, якщо всі запрошені не розділені великими відстанями, упевніться, що ваш особистий транспорт працює, або знайдіть інший спосіб приїхати, якщо сталася поломка.

Якщо ви організовуєте ділову зустріч з тими, хто живе в іншому місті або навіть за кордоном, подумайте про оренду засобів пересування, щоб усім було комфортно.

Подбайте про образ

Може, проводжають і по розуму, проте саме ваш образ зіграє роль у створенні першого враження. Екс-перша леді Мішель Обама зауважує, що протоколи регламентують зовнішній вигляд не лише президента, а й його сім’ї, помічників, і спочатку вона навіть не здогадувалася, що багато чого не знала про вимоги до дрес-коду. Оцінюється все: манери, мова тіла, вміння триматися перед аудиторією. Тій же Обамі діставалося за її стриману посмішку з закритим ротом і незграбні пози.

Не влазила в президентські рамки і Хілларі Клінтон — її брючні костюми нерідко вважали недоречними, адже жінки, як вважають фахівці з етикету, повинні залишатися ніжними.

Хоч зараз ви й маєте право вибирати той образ, який хочете, пам’ятайте, що ваша задача на діловій зустрічі — залучити інвесторів, знайти спільну мову з конкурентами або об’єднатися з однодумцями, а не епатувати, так що не забувайте про класичний стиль в одязі.

Ніколи не забувайте про дисципліну

Поки ви утвердите список запрошених, підберете транспорт і локацію для заходу, напевно захочеться послати все куди подалі і пару днів не виходити на зв’язок: у такі миті важливо пам’ятати, що часом все ж є справи, які під час організації ділової зустрічі ніхто, крім вас, не зробить.

Наприклад, екс-президент Америки Барак Обама міг залишатися до пізньої ночі, переглядаючи документи: так він знав, чого очікувати від ранкової наради або що слід висвітлити на найближчій робочій зустрічі. Він міг відправитися спати, а вранці поспіхом переглянути папери, проте президент пам’ятав, що на ньому лежить велика відповідальність, і приділяв багато часу робочим завданням.

Джерело